Az Egyenlő Bánásmód Hatóság, annak érdekében, hogy az ügyfelek a lakóhelyük közelében részesüljenek jogi segítségben, az ország egész területén fenntart egy úgynevezett referensi hálózatot, amelynek a keretében a hatóság által megbízott referensek jogi segítséget nyújtanak a hozzájuk forduló ügyfelek számára.
A hatóságnak Budapesten van a székhelye és a 19 megyében nincs saját, állandó irodája. A megbízott referensek azonban a megyék különböző pontjain, a megye- és járási székhelyeken, időnként kisebb településeken is felkereshetőek, ahol rendszerint önkormányzatoknál, kormányhivatali épületekben, családsegítő szolgálatoknál, vagy egyesületeknél tartanak ügyfélfogadásokat.
A hatósághoz azok az ügyfelek fordulhatnak, akiket valamely személyhez fűződő tulajdonságuk, adottságuk, így például az egészségi állapotuk, fogyatékosságuk, életkoruk, nemzetiséghez tartozásuk, anyanyelvük, bőrszínük, anyaságuk, várandósságuk, családi állapotuk, érdekképviseleti szervhez való tartozásuk, vallási, vagy világnézeti meggyőződésük, politikai véleményük, társadalmi származásuk, vagyoni helyzetük, illetve egyéb jellemzőjük, adottságuk miatt hátrányos megkülönböztetésben részesítettek.
A hátrányos megkülönböztetés jogi fogalma kis mértékben eltér a köznapi szóhasználatban megszokott fogalomtól. Diszkrimináló, tehát eljárás alá vonható fél mindig csak szervezet, gazdasági társaság, közigazgatási, vagy egyéb szerv lehet, tehát magánszemély, természetes személy nem. A hátrányos megkülönböztetés elszenvedője pedig rendszerint természetes személy lehet.
Országszerte jellemző, hogy a legtöbb panaszos az egészségi állapot miatti megkülönböztetés miatt indít eljárást a hatóság előtt. Leggyakrabban a foglalkoztatással, a munkára való jelentkezéssel, a foglalkoztatás során támasztott eltérő munkafeltételekkel és a munkaviszony megszüntetésével összefüggésben érzik úgy az ügyfelek, hogy jogi segítségre van szükségük az őket ért sérelem miatt.
Jellemző azonban egyes szolgáltatások igénybevétele, így például a kereskedelmi, vagy vendéglátó szektorban nyújtott szolgáltatások során egyes személyekkel, vagy csoportokkal szembeni kedvezőtlenebb bánásmód. Ide tartozik az akadálymentesítési kötelezettség elmulasztása, amely például a mozgáskorlátozott személyeket, de más testi fogyatékkal élőket is hátrányosan érint.
Statisztikailag igazolható, hogy bizonyos, törvény által „védett tulajdonsággal” rendelkező csoportok tagjai az átlagosnál nagyobb számban vannak kitéve a mindennapokban diszkriminációnak. A várandósság és a kisgyermekes státusz az élet több területén szubjektív, indokolatlan nehézségeket, akadályokat gördít a kismamák elé. A családi állapot, mint az egyenlő bánásmódról szóló törvény által felsorolt védett tulajdonságok egyike ugyan elsősorban az anyákra vonatkoztatható, de a gyakorlatban előfordulnak olyan esetek is, különösen az egyedülálló szülőknél, ahol a kisgyermeket nevelő apa szembesül hátrányos megkülönböztetéssel.
Az életkor, mind „védett tulajdonság” ugyancsak gyakori előidézője a diszkriminációs helyzeteknek, nagyobb részt az elhelyezkedés során.
Évről – évre előfordulnak oktatásüggyel kapcsolatos problémák is, különösen a sajátos nevelési igényű gyermekek iskolai felvétele, vagy tanulmányaik folytatása során.
A személyhez fűződő jogok megsértése miatt az ügy jellegétől függően polgári, vagy munkaügyi pert lehet indítani, de bizonyos esetekben az Egyenlő Bánásmód Hatósághoz is lehet fordulni a jogsértés megállapítása és megfelelő elégtétel elérése érdekében. Vannak olyan helyzetek is, amikor egyidejűleg fennáll a bíróság és a hatóság hatásköre is.
Az Egyenlő Bánásmód Hatóság kivizsgálja a beérkezett panaszokat és ha megállapítja a jogsértést, akkor különböző szankciókat alkalmazhat. Az eljárások során a hatóság arra is törekszik, hogy az ügyfél sérelmét kompenzáló elégtételre vonatkozó egyezséget hozzon létre a felek között, feltéve, hogy az egyezségkötésre a felek hajlandóak.
Az Egyenlő Bánásmód Hatóság eljárása az ügyfelek számára teljesen költségmentes. A hatóság ügyfélfogadását akkor is érdemes felkeresni, ha a sérelmet szenvedett ügyfél nem biztos az eljárás megindítására irányuló szándékában, de az eljárásról további információkat szeretne hallani.